La procédure d’autorisation de REACH vise à garantir que les risques résultant de substances extrêmement préoccupantes sont valablement maîtrisés ou que ces substances sont remplacées par d'autres substances et technologies appropriées. Les catégories de substances éligibles à la procédure d’autorisation sont :
- les substances cancérogènes, mutagènes ou toxiques pour la reproduction (CMR) de catégories 1 et 2 ;
- les substances persistantes, bioaccumulables et toxiques (PBT) ou très persistantes et très bioaccumulables (vPvB);
- les substances possédant des propriétés perturbant le système endocrinien ou pour lesquelles il est scientifiquement prouvé qu'elles peuvent avoir des effets graves sur la santé humaine ou l'environnement équivalent à ceux des autres substances énumérées précédemment.

Les substances éligibles à l’autorisation sont inscrites sur une liste annexe au règlement (annexe XIV) avec les propriétés qui la rendent soumise à cette procédure. Pour les substances qui sont déjà sur le marché, la liste mentionne une « date d'expiration » à partir de laquelle les utilisations non autorisées seront interdites.

L’identification des substances et la proposition de les soumettre à la procédure d’autorisation peuvent émaner à la fois des États membres et de la Commission européenne. On estime aujourd’hui qu’une vingtaine de substances seront inscrites chaque année à l’annexe XIV du règlement REACH.
Dès lors qu’une substance est inscrite à cette annexe, toute utilisation doit faire l’objet d’une autorisation. Cette autorisation est octroyée pour certains usages, au cas par cas et sur demande du fabricant ou de l’importateur de la substance.
Les substances éligibles à l’autorisation produite en grande quantité ou dont l’usage est répandu seront prioritairement inscrites sur la liste.

Dossier de demande d’autorisation
Dès lors qu’une substance est inscrite à l’annexe XIV, toute utilisation de la substitution doit faire l’objet d’une autorisation spécifique. Le dossier de demande d’autorisation doit contenir, en particulier, une analyse des substituts existants et un programme de substitution associé.

L’autorisation de mise sur le marché est octroyée dans deux cas :
- si le risque qu’entraîne l’utilisation de la substance pour la santé humaine ou pour l’environnement est valablement maîtrisé, à l’exclusion notamment des substances agissant sans seuil, et des substances PBT ou vPvB ;
- s’il est démontré que les avantages socio-économiques l’emportent sur les risques qu’entraîne l’utilisation de la substance et s’il n’existe pas de substances ou de technologies de remplacement appropriées.

La Commission européenne est responsable de l'octroi et des rejets des autorisations. Chaque autorisation précise le nom du bénéficiaire, la substance, l'utilisation autorisée, la durée d’autorisation, ainsi que les conditions que le bénéficiaire et les utilisateurs devront respecter.

Exemptions possibles :
La procédure d'autorisation ne s'applique pas :
- aux substances utilisées à des fins de recherche et développement,
- aux substances traitées en tant que déchets,
- les utilisations de substances dans des produits phytopharmaceutiques ou biocides, les médicaments, les additifs alimentaires, les aromatisants et les intermédiaires isolés ou les carburants.