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Veille réglementaire HSE : un point-clé du système de management

Pour Dalila Watts, directrice d'Echoline, la veille règlementaire n'est pas une question à prendre à la légère. S'il est bien mené, ce processus majeur et exigeant constitue un véritable levier d'anticipation et d'ouverture sur de nouveaux marchés.

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Environnement & Technique N°348 Cet article a été publié dans Environnement & Technique n°348
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La veille réglementaire dans le domaine de l'environnement et la santé-sécurité au travail constitue un enjeu de taille pour les entreprises et les organisations. En particulier celles qui sont certifiées ou en voie de l'être selon les référentiels ISO 14001, OHSAS 18001. Elles doivent faire face à une pression réglementaire grandissante. L'enjeu de conformité devient aujourd'hui un élément clé de pérennité et de valorisation de l'entreprise.

Dans un contexte de pression réglementaire évoluant de manière rapide et dense, les organismes, et les entreprises en particulier, ne peuvent se permettre d'ignorer les exigences qui s'appliquent à leurs activités. Ce serait se couper du marché dans lequel les entreprises évoluent. Il est aujourd'hui plus que jamais indispensable d'anticiper les changements à venir afin de mieux piloter son organisation et ne pas subir l'évolution de la réglementation.

Pour y faire face, les sources d'information réglementaires ne manquent pas et notamment sur Internet où elles sont denses et gratuites. Malgré cela, la veille réglementaire et l'exigence de conformité sont perçues comme difficiles, chronophages et sources d'interrogations voire d'angoisses…

Les normes de management ISO 14001, OHSAS 18001 peuvent-elles nous aider ?

"Faire d'une contrainte un levier". C'est ce que nous proposent les référentiels de management qui par leurs exigences, méthodologiques mais également de résultats invitent ou contraignent (selon que l'on se place du côté de la contrainte ou du levier !) les organisations à structurer leur démarche d'identification et de prise en compte de leurs "obligations de conformité" (nouveau terme issu du FDIS ISO 14001.v2015).

Cette exigence méthodologique repose sur les étapes principales suivantes :

- identification des textes applicables sur le périmètre défini au préalable,

- détermination des exigences et obligations de conformité : au delà des textes, il s'agit là d'analyser la nature et le fond de chacun des textes afin d'en dégager les prescriptions applicables,

- évaluer et enregistrer la conformité de son activité, son exploitation au regard de ces exigences.

L'exigence de résultat repose quant à elle sur l'engagement formel de conformité de la direction de l'entreprise au travers de sa lettre d'engagement et de sa politique en Hygiène Sécurité Environnement (HSE). La satisfaction à ces exigences, pour les entreprises certifiées ISO 14001 et/ou OHSAS 18001, vont pousser les entreprises à trouver des solutions pour organiser et tracer son processus de veille réglementaire HSE et éviter les écueils qui pourraient en faire plus qu'une contrainte, une bête noire, l'objet de toutes les angoisses…

Les facteurs clé de succès du processus de veille

1/Fiabiliser les sources d'information

Nous évoluons dans un contexte où l'information est abondante, souvent gratuite et dispersée. Nous savons que d'ici moins de vingt ans toute la connaissance accumulée par l'être humain sera disponible et gratuite. Le domaine HSE n'y échappe pas.

Mettre en place un processus de veille HSE, c'est par définition organiser un circuit d'informations et de données fiables qui permettra d'établir une base initiale de données réglementaires applicables à l'entreprise, d'anticiper les contraintes réglementaires à venir et d'évaluer l'impact de ces contraintes sur l'ensemble de l'organisme, que ce soit en termes de procédés, de budget, d'organisation, de technique, de formation, etc.

Les sources de données qui seront utilisées, constituent un enjeu important. Leur choix n'est donc pas à négliger. Qu'elles soient gratuites ou payantes, les sources de données choisies doivent répondre aux critères suivants : garantir la fiabilité et la "fraîcheur" de l'information fournie ; être pérennes dans le temps afin de garantir sur une durée suffisamment longue que la source d'information continuera à fournir les éléments fiables nécessaires à la veille HSE.

2/Identifier les acteurs internes et externes et les compétences associées

Il est fondamental d'identifier les acteurs qui auront un rôle à jouer dans le processus de veille réglementaire HSE. De cette identification dépendront l'organisation et la structure à mettre en place. Quelques questions à se poser :

  • Quels sont les acteurs internes et/ou externes susceptibles d'avoir des attentes ou d'être "intéressés" par rapport à mon processus de veille réglementaire HSE ?

Parmi les acteurs internes, distinguons : la direction de l'entreprise ou membres du comité de direction intéressés par les changements réglementaires susceptibles d'impacter la stratégie de l'entreprise. Mais aussi d'autres fonctions ou services de l'organisation : le service HSE, les services moyens généraux, maintenance, travaux neufs souvent les plus impactés par les évolutions réglementaires touchant le bâti, les infrastructures, l'entretien et la maintenance des équipements… La direction financière, des ressources humaines, les instances représentatives du personnel : délégués du personnel, membre du CHSCT…

Parmi les acteurs externes, les institutionnels, dont les rôles varient sensiblement : l'inspection du travail et l'inspecteur de la Direction régionale de l'environnement de l'aménagement et du logement (DREAL), chargés de vérifier, lors d'inspections, que les exigences réglementaires sont bien respectées ;

  • Quels sont les acteurs susceptibles de me fournir des données ?

Certains des acteurs cités précédemment peuvent jouer également un rôle de conseil, d'apporteur d'informations ou de données contribuant à la bonne marche du processus de veille HSE : le Comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT), les assureurs, les contrôleurs de la Caisse d'assurance retraite et de santé au travail (CARSAT), les services juridiques des groupes ou coordinateurs HSE groupe intervenant souvent en support. D'autres acteurs externes sont à prendre en compte :

- les fournisseurs et sociétés de services spécialisés auprès desquels la veille réglementaire peut être intégralement ou partiellement externalisée via des outils en ligne ergonomiques visant à simplifier la réalisation de la veille au quotidien…

- les syndicats et unions professionnelles : l'Union des Industries et des Métiers de la Métallurgie (UIMM) par exemple fournit un service gratuit de veille réglementaire HSE "sectorielle" pour ses adhérents, les chambres consulaires qui, via les clubs QSE, permettent aux entreprises d'échanger lors de réunions thématiques et diffusent une lettre mensuelle destinée à informer leurs ressortissants des principales évolutions réglementaires en matière de sécurité et d'environnement.

3/Repérer rapidement les prescriptions applicables et les vulgariser en vue de leur communication

L'enjeu principal est là : à quelle exigence réglementaire l'entreprise doit-elle satisfaire et quelle en est la conséquence "opérationnelle", financière, organisationnelle ? L'objectif final est bien celui-là, à ne pas perdre de vue lorsque l'on se lance dans la construction d'une veille réglementaire HSE. Il faut tendre à la simplification, la vulgarisation et la communication aux personnes concernées.

Conclusion

Les normes de management fournissent une "méthode" afin d'organiser sa veille réglementaire. La mise en place d'une veille réglementaire HSE structurée, pro-active, adaptée à l'entreprise, ses activités et son contexte, en vue d'en faire un socle de son système de management peut constituer un véritable levier d'anticipation et d'ouverture sur de nouveaux marchés et permet de développer une relation pérenne et de confiance avec l'ensemble des parties prenantes de l'organisation : employées, clients, actionnaires, riverains, institutionnels.

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